Politique de protection

Nous informerons nos clients des raisons et de la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons leurs renseignements personnels, obtiendrons leur consentement lorsque cela est nécessaire et traiterons leurs renseignements personnels uniquement d’une manière qu’une personne raisonnable considérerait appropriée dans les circonstances.

Cette politique de protection des renseignements personnels, conforme à la PIPA, décrit les principes et pratiques que nous suivons pour protéger les renseignements personnels de nos clients. Notre engagement en matière de confidentialité comprend la garantie de l'exactitude, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels de nos clients, ainsi que la possibilité pour ces derniers de demander l'accès à leurs renseignements personnels et leur rectification.

Portée de la présente politique

Cette politique de protection des renseignements personnels s'applique à Wise By Nature et à toutes ses filiales. Elle s'applique également à tout prestataire de services collectant, utilisant ou divulguant des renseignements personnels pour le compte de Wise By Nature.

Définitions

Renseignements personnels : renseignements concernant une personne identifiable. Les renseignements personnels n'incluent pas les coordonnées (décrites ci-dessous).

Coordonnées – désigne les informations permettant de contacter une personne dans un lieu de travail. Elles comprennent le nom, le poste ou le titre, le numéro de téléphone professionnel, l'adresse professionnelle, l'adresse courriel professionnelle ou le numéro de fax professionnel. Les coordonnées ne sont pas couvertes par la présente politique ni par la PIPA.

Responsable de la confidentialité – désigne la personne désignée chargée de veiller à ce que Wise By Nature se conforme à la présente politique et à la PIPA.

Politique 1 – Collecte de renseignements personnels

1.1 À moins que les fins de la collecte de renseignements personnels ne soient évidentes et que le client fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.

1.2 Nous ne collecterons que les informations client nécessaires pour atteindre les objectifs suivants :

Pour vérifier l'identité ; Pour vérifier la solvabilité ; Pour identifier les préférences [du client] ; Pour ouvrir et gérer un compte ; Pour fournir les produits et services demandés ; Pour traiter un abonnement à une newsletter ; Pour inscrire le client à un abonnement à un produit ou à un programme de fidélité ; Pour envoyer des remises ou des offres spéciales ; Pour assurer un niveau de service élevé à nos clients ; Pour répondre aux exigences réglementaires ; Pour collecter et traiter les paiements de loyer ;

Politique 2 – Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement du client pour collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels (sauf lorsque, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).

2.2 Le consentement peut être donné oralement, par écrit, par voie électronique ou par l'intermédiaire d'un représentant autorisé, ou il peut être implicite lorsque le but de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait considéré comme évident et que le client fournit volontairement des renseignements personnels à cette fin.

2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu'un client reçoit un avis et une possibilité raisonnable de refuser que ses informations personnelles soient utilisées pour des envois postaux ou la commercialisation de nouveaux services ou produits et que le client ne se désiste pas.

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (par exemple, si les renseignements personnels sont nécessaires à la fourniture du service ou du produit, ou si le retrait du consentement compromettrait l'exécution d'une obligation légale), les clients peuvent refuser ou retirer leur consentement à l'utilisation de leurs renseignements personnels par Wise By Nature à certaines fins. La décision d'un client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses renseignements personnels peut restreindre notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Le cas échéant, nous expliquerons la situation afin d'aider le client à prendre sa décision.

2.5 Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu du client ou sans son consentement dans les circonstances limitées suivantes : Lorsque la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est autorisée ou requise par la loi ; En cas d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle d'une personne ; Lorsque les renseignements personnels sont disponibles auprès d'une source publique (par exemple, un annuaire téléphonique) ; Lorsque nous avons besoin de conseils juridiques d'un avocat ; Aux fins de recouvrement d'une dette ; Pour nous protéger contre la fraude ; Pour enquêter sur une violation anticipée d'un accord ou une infraction à la loi.

 

Politique 3 – Utilisation et divulgation des renseignements personnels 

3.1 Nous n'utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels des clients que lorsque cela est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés au moment de la collecte ou à des fins raisonnablement liées à ces objectifs, telles que : mener des enquêtes auprès des clients afin d'améliorer la qualité de nos produits et services ; contacter directement nos clients au sujet de produits et services susceptibles de les intéresser ;

3.2 Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les informations personnelles des clients à d’autres fins, sauf si nous obtenons leur consentement pour le faire.

3.3 Nous ne vendrons pas de listes de clients ou d’informations personnelles à des tiers, sauf si nous avons le consentement pour le faire.

 

Politique 4 – Conservation des renseignements personnels

4.1 Si nous utilisons les informations personnelles du client pour prendre une décision qui affecte directement le client, nous conserverons ces informations personnelles pendant au moins un an afin que le client ait une possibilité raisonnable de demander l'accès à celles-ci.

4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous conserverons les informations personnelles des clients uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou un objectif légal ou commercial.

Politique 5 – Assurer l'exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour garantir que les informations personnelles des clients sont exactes et complètes lorsqu'elles peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant le client ou divulguées à une autre organisation.

5.2 Les clients peuvent demander la correction de leurs informations personnelles afin de garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Toute demande de correction doit être formulée par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction demandée.

5.3 S'il s'avère que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous les corrigerons si nécessaire et les transmettrons à toute organisation à laquelle nous les avons communiqués au cours de l'année précédente. Si la correction n'est pas effectuée, nous consignerons la demande de correction du client dans le dossier.

Politique 6 – Protection des renseignements personnels

6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des informations personnelles des clients afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination non autorisés ou contre tout risque similaire.

6.2 Des mesures de sécurité seront suivies pour garantir que les informations personnelles des clients sont correctement protégées, y compris, mais sans s'y limiter :
L'utilisation d'identifiants d'utilisateur, de mots de passe, de cryptage, de pare-feu ; la restriction de l'accès des employés aux informations personnelles, le cas échéant (c'est-à-dire que seuls ceux qui ont besoin de savoir y auront accès ; l'obligation contractuelle pour tout fournisseur de services de fournir des mesures de sécurité comparables).

6.3 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles du client, telles que le déchiquetage des documents et la suppression des informations stockées électroniquement.

6.4 Nous réviserons et mettrons continuellement à jour nos politiques et contrôles de sécurité à mesure que la technologie évolue afin de garantir la sécurité continue des informations personnelles.

Politique 7 – Accès des clients aux renseignements personnels

7.1 Les clients ont le droit d'accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve d'exceptions limitées telles que : • Le secret professionnel de l'avocat, la divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, les problèmes de santé et de sécurité.

7.2 Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels recherchés.

7.3 Sur demande, nous indiquerons également aux clients comment nous utilisons leurs informations personnelles et à qui elles ont été divulguées, le cas échéant.

7.4 Nous mettrons à disposition les informations demandées dans un délai de 30 jours ouvrables ou fournirons un avis écrit d'une prolongation lorsque du temps supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

7.5 Des frais minimes peuvent être facturés pour l'accès aux renseignements personnels. Si des frais s'appliquent, nous informerons le client du coût et lui demanderons des précisions sur la suite à donner à sa demande.

7.6 Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en informerons le client par écrit, en lui fournissant les raisons du refus et les recours dont il dispose.

Politique 8 – Questions et plaintes : le rôle du service de la protection de la vie privée

8.1 Le service de la confidentialité est chargé de veiller à ce que Wise By Nature se conforme à cette politique et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8.2 Les clients doivent adresser toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité de Wise By Nature par écrit au service de confidentialité à l'adresse info@wisebynature.com.